🗓 Smart kalenderdirigering

Kalenderbaserad samtalsdirection

Varje företag fungerar enligt ett schema där kontorstimmar, pauser, roterande skift, on-call-scheman, nationella helgdagar och säsongsstängningar växlas. Att manuellt uppdatera samtalsdirectionen varje gång schemat ändras tar tid och går fel, vilket gör att samtal hamnar hos fel person eller inte alls.

Med kalenderbaserad samtalsdirection automatiserar du helt detta. Du beskriver ditt schema för oss och CallFactory konfigurerar directionen så att samtal under kontorstimmar går till teamet och utanför går till röstbrevlåda eller ett on-call-nummer. Om on-call-skiften roterar varje vecka följer directionen denna rotation automatiskt, utan att någon behöver uppdatera manuellt och utan risken för glömda ändringar som leder till missade samtal.

Dirigering baserat på kontorstimmar och skift
Automatisk on-call- och helgdagsdirigering
Roterande skift och säsongsscheman
Ställ in en gång och det kör på själv sedan

Fördelar med kalenderbaserad samtalsdirection

Upptäck hur våra funktioner hjälper dig arbeta smartare, spara värdefull tid och förbättra din företagskommunikation märkbart.

🔁

Alltid korrekt

Directionen följer ditt schema exakt som du definierat det, så skiftbyten, ersättningar och lediga dagar blir omedelbar synliga när du uppdaterar konfigurationen, utan gissningar eller glömda ändringar.

👩‍⚕️

Perfekt för roterande skift

Veckovisa on-call-scheman, växlande team och helgdagstäckning styrs helt av kalendern utan undantag, oavsett om det är vård, IT-support eller 24/7-övervakning.

⏱

Ingen administrativ belastning

Du behöver inte längre justera samtalsdestinationen varje morgon eller vid varje skiftbyte, eftersom du anger schemat en gång och directionen sedan följer automatiskt tills schemat faktiskt ändras.

👨‍⚕️

Läkare på en weekend läkarjournal

En grupp läkare delar en weekend läkarjournal där varje läkare har jour en helg per månad. CallFactory dirigerar samtal automatiskt till jourdoktorn, så ingen behöver växla manuellt och inget samtal hamnar mellan två stolar.

📞

Volontärer på en hjälplinje

En välgörenhetsorganisation eller stödorganisation driver en hjälplinje med volontärer som täcker sina egna timmar per vecka. CallFactory skickar samtal automatiskt till den volontär som har tjänst då, så linjen är bemand vid varje överenskommet tillfälle.

🔐

Säkerhetsfirmor

Brådskande samtal går automatiskt till väktaren på plats, så att du har 24/7-täckning utan att behöva falla tillbaka på föråldrade kalkylblad eller manuella kontroller.

Hur kalenderbaserad dirigering fungerar

Du anger ditt schema, alltså kontorstimmar, skift, on-call-scheman och helgdagar, varpå CallFactory kopplar varje tidpunkt till en samtalsdestination. Så snart ett samtal anländer jämför systemet aktuell tid med ditt schema och skickar samtalet till rätt destination.

Ett konkret exempel: från måndag till och med fredag mellan nio och fem går samtal till kontoret, medan de på kvällen och i helgen går till on-call-mobilen. På nationella helgdagar spelas ett stängningsmeddelande och får anroparen möjlighet till röstbrevlåda. Du anger varje regel en gång, varpå directionen sedan automatiskt följer tills schemat själv ändras.

Roterande skift och on-call-scheman

För team med ett roterande schema lyckas kalenderbaserad dirigering bäst. Du beskriver vilken teammedlem som täcker vilka dagar och timmar och CallFactory skickar samtal automatiskt till rätt person, så den som har jour måndag kväll får måndagskvällssamtalen och veckendteamet får veckendsamtalen.

Om schemat ändras för att någon byter, tar ledigt eller är ny i rotationen skickar du ett meddelande till oss och directionen uppdateras omedelbar. Ingen behöver dyka ned i telefonsystemet eller flytta lösa direktioner.

Kontorstimmar, helgdagar och undantag

Den vanligaste tillämpningen är att dela arbets- och stängningstimmar. Under öppettider går samtal till ditt team, medan anropare utanför dessa timmar hör ett meddelande med dina öppettider och kan lämna röstbrevlåda. Det gör att anropare alltid vet när de kan ringa tillbaka och ditt team störs inte på kvällar eller helger.

Helgdagar och särskilda stängningar fungerar på samma sätt. Du anger dina nationella helgdagar, företagsevenemang eller nödstängningar och directionen anpassar sig den dagen, genom att till exempel ett annat meddelande spelas, samtal går till ett annat nummer eller röstbrevlåda aktiveras direkt.

Kombinera med andra funktioner

Kalenderdirigering fungerar tillsammans med resten av ditt samtalflöde, så att du under kontorstimmar kan ha en valmeny och en samtalskö bakom. Utanför kontorstimmar spelas ett välkomstmeddelande med dina öppettider och röstbrevlåda erbjuds, och med en viskston vet ditt on-call-team direkt att samtalet kom via utanförs-kontorstimslinjeen.

Företag med internationella telefonnummer gynnas ännu mer, eftersom varje nummer kan följa sitt eget schema med olika tidszoner, andra kontorstimmar och egna on-call-scheman, som tillsammans hanteras från ett konto.

Gratis inbegripen med varje nummer

Kalenderbaserad samtalsdirection är utan extra kostnad en del av varje CallFactory-nummer, oavsett hur enkelt eller omfattande du utformar schemat.

Den här funktionen är kostnadsfritt inbegripen med varje svenskt telefonnummer eller internationellt telefonnummer.

Ändra samtalsDestinationer

Omdirigera samtal till vilken enhet som helst (mobil, fast linje eller VoIP), ändra destinationer när som helst från din kontrollpanel, lägg till så många anknytningar som du behöver och omdirigera …

Välkomstmeddelande

Välkomstmeddelandet spelar automatiskt före anslutningen och kan spelas in av dig själv, en röstskådespelare eller skapas genom text-till-tal. Uppdatera när som helst när öppettider eller kampanjer …

Smart röstbrevlådesystem

När ingen svarar, lämnar uppringare en röstbrevlåda som anländer till din inkorg som en ljudfil. Anpassade hälsningar, flera mottagare och ingen extra programvara behövs.

Du beskriver ditt schema för oss, alltså kontorstimmar, skift, on-call-scheman och helgdagar, varpå vi konfigurerar directionen så att varje tidpunkt är kopplad till en samtalsdestination. Ändringar ger du vidare till oss när som helst.

Du kontaktar vårt supportteam och directionen uppdateras omedelbar, så ett skiftbyte, sjukmelding eller ändringar i sista minuten implementeras direkt i directionen.

Ja. Vi inställer både återkommande och engångs undantag, som helger, nationella helgdagar, företagsstängningar och nödstängningar. Directionen följer helt enkelt det schema vi ställt in för dig.

Ja. Varje CallFactory-nummer kan ha sin egen kalender och eget direktionsschema, vilket är praktiskt för företag med nummer i olika tidszoner eller avdelningar med egna öppettider.

Ja. Under kontorstimmar låter du samtal gå via en valmeny och kö och utanför dessa timmar spelar du ett meddelande och erbjuder röstbrevlåda. Kalenderdirigering bestämmer när vad händer, medan de andra funktionerna bestämmer hur samtalet fortsätter.

Du ger oss rotationen, alltså vem som täcker vilka dagar och timmar, och vi registrerar det i systemet. Den person som tjänstgör denna vecka får även denna veckas samtal, och när schemat ändras skickar du ett meddelande till oss och den nya indlingen träder omedelbar i kraft.

Schemat konfigureras av vårt supportteam enligt dina önskemål. När du vill ändra något, till exempel ett skiftbyte, ett nytt teammedlem eller anpassade timmar, skickar du ett meddelande och uppdateringen är direkt live.

Nej. Funktionen är utan extra kostnad inbegripen med varje CallFactory-nummer.