Belgien
Frankrike
Italien
Nederländerna
Polen
Spanien
Storbritannien
Tyskland
USA
ÖsterrikeDen som har jour får telefonen.
Bemanningsschemat avgör vart samtalet går — inte en inställning som någon måste komma ihåg på fredagseftermiddagen. Byter någon pass eller får någon förhinder, ändrar du schemat och ändringen gäller direkt.
Utvecklad för jourverksamhet inom vården. Används numera även på IT-företagens felanmälningslinjer och inom bevakning.
Helgjour · akutlinje 08-123 456 78
realtid
- Vecka 38
- dr Lindqvist mån–fre
- dr Karimi lör–sön
- Vecka 39
- dr Karimi mån–fre
- dr Lindqvist lör–sön
- Vecka 40
- dr Lindqvist mån–fre
- Stängt helgdag · annat meddelande
Jour nu: dr Karimi
till sön 23:59En kalender styr flera team, pass och nummer samtidigt.
Där det går fel utan kalender
Ett schema är inte problemet. Problemet är att telefonväxeln inte vet något om det.
Schemat ligger på ett annat ställe än dirigeringen
Bemanningsschemat finns i ett kalkylark eller i planeringen, och vidarekopplingen någonstans i en telefoninställning. Någon måste hålla de två i takt varje vecka, och det är precis där det går fel.
Någon får förhinder och ingen kopplar om telefonen
En kollega blir sjuk och schemat ändras, men samtalen fortsätter att gå till det gamla numret. Uppringaren märker det först, vilket på en akutlinje är det sämsta tänkbara tillfället.
Annandag påsk fanns inte med i inställningarna
Fasta öppettider känner inte till några undantag. På en helgdag ringer telefonen som vanligt på ett tomt kontor, tills någon råkar märka det.
Inget tidur. Ett bemanningsschema.
De flesta telefonipaket har ett tidsschema: öppet nio till fem, röstbrevlåda utanför den tiden. Det här är något annat — och skillnaden är anledningen till att vi byggde det själva.
Slå på och av kontorstiden
Ett nummer, två lägen, samma destination varje vecka. Det räcker för ett kontor som stänger klockan fem, och till inget annat.
Schemalägga personer på en linje
En fullständig kalender av det slag du redan känner till: du drar in personer i pass i stället för att ställa upp regler. Flera team, flera nummer samtidigt. Den som har jour den här veckan får den här veckans samtal.
Vi har vidareutvecklat den här kalendern i många år för vården: jourverksamhet och akutlinjer, där ett felkopplat samtal inte är en olägenhet utan en incident. Samma kalender används numera av IT-organisationer för deras felanmälningsnummer och av bevakningsföretag för väktaren som har jour.
Tre scheman som inte får slå fel
Allmänläkare med helgjour
En grupp läkare delar en akutlinje; varje läkare har jour en helg i månaden. Samtalet går till den som är schemalagd just då, utan att någon behöver koppla om ett nummer på fredagen.
Volontärer på en stödlinje
Volontärerna täcker var och en sina egna timmar, ofta olika från vecka till vecka. Linjen är bemannad vid varje överenskommen tid, och den som inte står på schemat blir inte heller uppringd.
Fel- eller bevakningsjouren
Utanför kontorstid går en anmälan till den tekniker eller väktare som har jour. Bemanning dygnet runt, utan ett kalkylark som någon håller uppdaterat för hand.
Vi sätter upp kalendern, du fyller i schemat
Den skillnaden är viktig: att sätta upp kalendern är arbete som vi gör, att hålla schemat uppdaterat gör du själv, och det sker i realtid.
- 01
Du beskriver ditt schema
vi sätter upp detVilka team som finns, vilka pass, hur rotationen går och vad som ska hända på helgdagar. Hur komplicerat det än är — kalendern är gjord för jourscheman.
- 02
Du fyller i schemat online
du, i realtidVem som har jour när, i en kalender som du själv hanterar. Byter någon pass eller får någon förhinder, ändrar du det och den nya fördelningen gäller direkt.
- 03
Dirigeringen följer schemat
automatisktVid varje inkommande samtal kontrollerar systemet vem som är schemalagd just då och skickar samtalet dit. Det finns ingen inställning kvar som någon kan glömma.
Vad schemat klarar
Vem som har jour
per passPer pass en person, ett team eller ett nummer. Även flera samtidigt, om någon ska lyssna med eller finnas som reserv.
Rotationen
återkommandeByte varje vecka, varannan vecka eller ett oregelbundet mönster. När det väl är inlagt rullar det på tills du ändrar det.
Helgdagar och stängningar
undantagEtt avvikande meddelande, ett annat nummer eller direkt till röstbrevlådan. Ställs in per dag, oberoende av veckorytmen.
Vad som händer utanför schemat
reservStår ingen på schemat hamnar uppringaren hos en destination som du har valt i förväg, i stället för på en tom linje.
Koppla om live eller planera i förväg? I dashboarden ser du i realtid vem som är tillgänglig och flyttar en destination med några klick. Det fungerar bra för ett litet team där någon håller koll på telefonin, till exempel när en kollega oväntat måste iväg. Fasta öppettider och helgdagar ställer du in där en gång, utan extra kostnad.
Hos en organisation med ett bemanningsschema ser det annorlunda ut. Där vet man i förväg vem som täcker kvällarna nästa vecka, vem som har helgen och när en avdelning är stängd, och det vore slöseri att koppla om för hand varje dag. En jourcentral, en driftjour, ett bevakningsföretag, ett bostadsbolag med ett nummer för felanmälan eller en vårdgivare med flera mottagningar planerar därför tillgängligheten i förväg i kalendern, så att telefonin följer schemat i stället för tvärtom.
Vad kostar kalenderapplikationen?
Kalendern är en separat applikation med egen licens, som utvecklas och underhålls fristående från vår plattform. Vi har själva också externa kostnader för den, och därför kostar kalenderapplikationen 540 kr per månad extra, utöver ditt paket. Schemaläggningen gör du själv, så ofta du vill.
Har du bara fasta öppettider och helgdagar behöver du inte applikationen: dem ställer du själv in i dashboarden, utan extra kostnad, på ditt svenska telefonnummer eller internationella telefonnummer. Att koppla om live gör du i dashboarden, i realtid.
Vad kunderna frågar om det här
Själv, online, och ändringen gäller direkt. Vi sätter upp kalendern — vilka team, vilka pass, hur rotationen går — men vem som har jour fyller du i själv. Det är också därför ett byte på söndagsmorgonen inte är något problem.
Då går samtalet till en reservdestination som du väljer i förväg, till exempel ett centralt nummer eller röstbrevlådan med ett avvikande meddelande. Ett hål i schemat leder inte till en död linje.
Ja. Flera team, pass och nummer samtidigt från samma kalender — det är det den är byggd för. En organisation med en akutlinje, ett felanmälningsnummer och en allmän linje behöver inte hålla tre scheman uppdaterade.
Ja. Till den utökade varianten hör en utbildning för ditt team, så att flera personer kan fylla i schemat och det inte hänger på en enda person. Det sistnämnda är den verkliga risken med en jourtjänst.
Då behöver du inte schemakalendern. För öppettider nio till fem, med en avvikande regel för helgdagar och röstbrevlåda utanför den tiden, räcker den vanliga tids- och datumstyrningen. Schemakalendern är avsedd för linjer där personer står på schemat och bemanningen skiljer sig från vecka till vecka.
Du lägger själv in ditt schema i kalendern, med kontorstider, pass, jour och helgdagar, och kopplar en destination till varje tidsblock. Därefter följer dirigeringen schemat automatiskt.
En planerad ändring gör du själv i kalendern. Måste något ändras direkt, till exempel vid en sjukanmälan, kopplar du om live i dashboarden, i realtid.
Ja. Du schemalägger både återkommande och enstaka undantag, som helger, helgdagar, företagsstängningar och nödstängningar. Dirigeringen följer helt enkelt det schema som du har lagt in.
Ja. Varje CallFactory-nummer kan ha en egen kalender, vilket är praktiskt för företag med nummer i olika tidszoner eller för avdelningar med egna jourpass.
Ja. Under kontorstid låter du samtalen gå via en valmeny och en kö, och utanför de tiderna spelar du upp ett meddelande och erbjuder röstbrevlåda. Kalendern bestämmer vad som händer när, medan de andra funktionerna avgör hur samtalet fortsätter.
Du schemalägger vem som täcker vilka dagar och tider. Den kollega som har jour den här veckan får den här veckans samtal, och nästa vecka går jouren automatiskt vidare enligt ditt schema.
Ja. Kalendern är en separat applikation med egen licens och eget underhåll, som vi själva också har externa kostnader för, och den kostar därför 540 kr per månad extra. Vanliga öppettider och helgdagskalendern i dashboarden ingår i ditt paket utan extra kostnad.
Hur ser ert schema ut?
Berätta hur jouren är fördelad, så visar vi i en demo hur det schemat styr telefonen.
