Belgien
Frankrike
Italien
Nederländerna
Polen
Spanien
Storbritannien
Tyskland
USA
ÖsterrikeFem minuter senare är det bara du som minns vad som avtalades.
Ett utlovat återsamtal, ett mått som inte stämde, en kund som bestämmer sig nästa vecka. Du skriver det vid samtalet som det hör till, och från och med då vet din kollega det också – även de dagar du själv inte är där.
Inget separat system, ingen extra skärm. Fältet finns under samtalet i din dashboard.
Samtal · i dag · exempel
Endast favoriter
- +46 31 210 44 71 — Byggfirman Berg 09:14 · 6:22
Offert 2211 godkänd, men leveransen måste ske före den 14:e. Vill ha bekräftelse på mejl.
- +46 70 284 71 19 — Karin Lund 11:02 · 2:47
Andra gången om samma faktura. Skickat vidare till ekonomi, de ringer tillbaka i morgon.
- +46 8 555 01 88 11:40 · 0:48
Lägg till anteckning…
Stjärnan säger ”här behöver något göras”. Anteckningen säger vad.
Vad som händer med det du kommer överens om i telefon
Inte så mycket, oftast. Det sitter i någons huvud, på en lapp eller i ett mejl till sig själv – och därmed hos en enda person.
Efter tre samtal är detaljen borta
Du minns fortfarande att något avtalades, men inte längre om det var den fjortonde eller den femtonde. För en kund som räknar med det är det skillnaden mellan rätt och fel.
Din kollega börjar om från början
Kunden ringer tillbaka, får tala med någon annan och måste berätta allt en gång till. För kunden är det samma företag; för er var det två separata samtal.
Det viktiga samtalet står bland sextio andra
I en lista med alla dagens samtal sticker den varma leaden inte ut. Den ser precis likadan ut som samtalet från någon som slog fel nummer.
Överlämning mellan kollegor
En jobbar deltid, en annan har semester i morgon och en tredje hoppar in och svarar eftersom de två första sitter i samtal. Utan anteckningar finns sammanhanget mest i huvudet på den som tog samtalet, medan det med anteckningar stannar kvar vid samtalet, där varje kollega ser det.
Ett exempel: en kund ringer på måndagen om en offert, säljaren lovar att återkomma på tisdag och skriver sedan ”Kunden väntar på prisjustering parti A, följ upp tisdag” vid samtalet. Ringer kunden själv tillbaka på tisdagsmorgonen medan säljaren sitter i ett möte, ser kollegan som svarar direkt vad det gäller. På så sätt försvinner inte heller någon begäran om återuppringning.
En stjärna för hur bråttom det är, ett fält för innehållet
De hör ihop men fungerar oberoende av varandra. Stjärnmärkningen gör du med ett klick medan du fortfarande pratar i telefon; anteckningen skriver du efteråt.
Här behöver något göras
Ett klick bredvid samtalet, så kan du filtrera listan på bara de stjärnmärkta. Inga kategorier att hitta på och inget att ställa in, utan en enda signal som hela ditt team ser.
Ändrar ingenting i dirigeringen eller hanteringen av samtalet. Det är enbart en markering.
Det här är vad som avtalades
Ett textfält under samtalet i listan. Klicka, skriv, spara: medan samtalet pågår, direkt efteråt eller flera timmar senare. Anteckningen förblir kopplad till samtalet och är inte privat utan synlig för hela teamet.
Vanlig text, kort och inriktad på nästa steg. Inget formulär att fylla i.
Tillsammans blir de ett gemensamt språk: stjärnan säger att något behöver göras och anteckningen säger vad, utan att någon behöver skicka ett separat meddelande.
En kundhistorik som ingen har behövt föra
Varje anteckning är två rader arbete. Efter ett år finns det en hel kundmapp som ingen har lagt upp som ett projekt, just för att det skedde samtal för samtal och inte som en uppgift i efterhand.
- 14 mars
Första offerten genomgången, vill stämma av internt
- 2 april
Godkänt 2211, leverans före den 14:e, bekräftelse på mejl
- 11 april
Ringde om förseningen – åkeriet, inte vi. Bad om ursäkt
- 3 juni
Undrar om samma rabatt gäller för en andra beställning
Ringer den här kunden igen om ett halvår, läser den som råkar svara igenom det här på tio sekunder och vet vad det gäller, inklusive att förseningen inte berodde på er. Det är där den verkliga skillnaden ligger: sammanhanget följer med kunden i stället för att stanna hos en enda kollega.
Hur ni använder det
När du skriver
alltidUnder samtalet, direkt efteråt eller i slutet av dagen när du går igenom din lista. Anteckningen hör till samtalet, inte till tidpunkten.
Vad stjärnan betyder
ni bestämmerDet kommer ni överens om sinsemellan: en varm lead, något som behöver följas upp eller ett samtal som din chef ska se. Den har ingen fast betydelse.
Vem som ser och ändrar
delatAlla i ditt team. Anteckningar är inte privata, och det är meningen. Du kan i efterhand lägga till eller ta bort något, och det kan din kollega också.
Var du hittar det
filterI din samtalslista, filtrerad med ”Endast favoriter”, eller per nummer när en kund ringer tillbaka.
Det här är inget CRM, och det ska det inte heller bli
Ett anteckningsfält och en stjärna räcker precis för att komma ihåg vad som sades i ett samtal. Vad de inte gör: hålla koll på statusar, fördela uppgifter, skicka påminnelser eller rapportera om din pipeline. Den som behöver det behöver ett CRM, och då är frågan inte om du använder de här anteckningarna utan om de hamnar i det systemet, via API:t.
Och eftersom fältet är delat och går att ändra är det inte heller något protokoll: alla kan lägga till något och ta bort något. Det är praktiskt när något ändras efter samtalet, men det betyder att en anteckning är en arbetsanteckning och inget bevis. Måste du kunna ta fram ordagrant vad som sades, är det samtalsinspelningen du behöver – och den kommer bara administratören åt.
Från Telefonväxel
Samtalsanteckningar finns i paketen Telefonväxel och Kundtjänst, och i Kundtjänst följer de den som ringer, så att hela teamet vid nästa samtal ser vad som avtalades, utan extra kostnad och utan gräns för antalet anteckningar. Du kan prova det gratis i 7 dagar, så att du ser hur det passar in i din arbetsdag.
Den här funktionen ingår kostnadsfritt från paketet Telefonväxel, med varje svenskt telefonnummer eller internationellt telefonnummer.
Vad kunder frågar om det här
Ja. Fältet finns under samtalet i din dashboard och du kan skriva i det medan samtalet pågår, direkt efteråt eller flera timmar senare. De flesta gör det under samtalets sista trettio sekunder.
Nej, hela ditt team ser dem, och det är själva poängen. En privat anteckning löser inte problemet att din kollega inte vet vad som avtalades. Skriv dem därför som om en kollega ska läsa dem, för det är precis vad som händer.
Ja. Du kan lägga till något och du kan ta bort något, vilket är praktiskt om något ändras efter samtalet eller om det av misstag står något där som inte hör hemma där. Eftersom fältet är delat kan din kollega göra samma sak.
Det som ni kommer överens om. Den har ingen fast betydelse och ändrar ingenting i dirigeringen eller hanteringen av samtalet, utan är enbart ett sätt att hitta ett samtal bland alla andra.
Ja, de förblir kopplade till samtalet. Under veckor och månader växer det på så sätt fram en historik per kund av sig själv.
Via API:t kan samtalsdata skickas till ditt eget system. Arbetar du med ett CRM är det den bättre platsen för kundsammanhang: de här anteckningarna är till för det som sades i telefon, inte för att ersätta ett CRM.
Nej. Samtalsanteckningar är skrivna noteringar till ett samtal, medan samtalsinspelningar är ljudinspelningar av själva samtalet. Båda funktionerna används sida vid sida och kompletterar varandra.
Ja. Du lägger till anteckningar på inkommande, utgående och missade samtal, och de sparas tillsammans med samtalet oavsett typ.
Nej. Du skriver så mycket som behövs per samtal, men korta och konkreta anteckningar fungerar bäst i praktiken, eftersom de är lätta att läsa igen och följa upp.
Börja med dagens samtal
Stjärnmärk det som behöver följas upp och skriv en rad under. I morgon vet hela ditt team det fortfarande.
