Belgien
Frankrike
Italien
Nederländerna
Polen
Spanien
Storbritannien
Tyskland
USA
Österrike”Så har vi inte kommit överens.”
En enda mening, och det blir ditt ord mot kundens. Med en inspelning är det ingen diskussion längre utan en fråga om att lyssna på samtalet tillsammans, och det tar tjugo sekunder i stället för en veckas mejlande.
Inspelningar i din dashboard
sök: 010-345 32 58 · den här veckan
- +46 70 248 81 04 tisdag 14:07 · Anna 4:12
- +46 8 555 01 99 tisdag 11:33 · Erik 1:48
- +46 73 512 07 03 måndag 16:52 · Anna 7:26
Sök på nummer, datum eller tid. Spela upp i webbläsaren, ladda ned som fil eller hämta via API:t. Efter trettio dagar försvinner inspelningarna av sig själva, så det du vill spara laddar du ned.
Tre tillfällen då du önskar att du hade spelat in
Och för alla tre gäller att du vet att du behöver inspelningen först när samtalet redan är över. Det är just därför det måste ske automatiskt.
Det uppstår diskussion om vad som avtalades
Ett pris, en leveranstid, ett löfte. Utan inspelning blir det en diskussion om vem som minns bäst, och den förlorar du oftare än du tror, även när du hade rätt.
Någon ny börjar och du hör inte hur det går
Att lyssna med är obekvämt och rollspel känns konstlat. Att lyssna på tre riktiga samtal på ett teammöte lär ut mer än en eftermiddags utbildning, och det tar tjugo minuter.
Du måste kunna visa vad som sades
I vissa branscher är det ett krav och ingen lyx. Då handlar det inte om att du spelar in, utan om hur du har ordnat det. Mer om det längre ned.
Ingen utrustning behövs
Inspelningen sker hos oss, i nätet, inte i en telefon. Det finns alltså inget att installera, och det fungerar på varje telefon i ditt team, även på en mobil utan app. Det gäller samtal som kommer in på ditt CallFactory-nummer; samtal som ditt team själv ringer ut spelas inte in.
- Steg 1
Du slår på det per nummer
I din dashboard, och det gäller direkt. Du kan ha det påslaget på ett nummer och avstängt på ett annat.
- Steg 2
Båda sidor i en fil
Uppringaren och din kollega i en och samma inspelning. Inga separata spår som du måste slå ihop i efterhand.
- Steg 3
Du hittar den igen
Sök på nummer, datum eller tid. Spela upp i webbläsaren, ladda ned eller hämta den till ditt eget system via API:t.
- Steg 4
Den försvinner av sig själv
Efter den tid som du ställer in. Det du vill behålla längre laddar du ned, och då finns det hos dig och inte längre hos oss.
Du får spela in, men det följer ett ansvar med det
Att spela in ett samtal berör någon annans uppgifter. Det mesta av det sköter vi på vår sida, men inte allt, och den del som ligger hos dig är precis den del som folk glömmer. Här står vem som gör vad.
Ordnat på vår sida
- Lagring inom EU, med ett personuppgiftsbiträdesavtal
- Ingen modellträning på innehållet i dina samtal, vilket är fastslaget i avtalet
- Högst trettio dagar, och inom den gränsen bestämmer du lagringstiden
- Automatisk radering så snart lagringstiden går ut, utan att någon behöver komma ihåg det
- Bara administratören kommer åt inspelningarna, inte alla som har tillgång till dashboarden
- Inspelning i nätet, så det finns inget i en telefon som kan komma bort
Det här ligger kvar hos dig
- Att informera dem som ringer. En mening i ditt välkomstmeddelande är det vanliga sättet, och den lägger du in själv, men att det blir gjort är ditt ansvar och inte vårt
- Att ha en rättslig grund för inspelningen och kunna förklara vad du använder inspelningarna till
- Att välja vem som är administratör, eftersom det är den personen som kommer åt inspelningarna. Det är en mindre krets än ”alla som har tillgång till dashboarden”, och det är värt att fundera en stund på
- Att svara när någon begär ut sin inspelning eller vill att den raderas
- Att välja vad du laddar ned. Det du hämtar hem från oss omfattas inte av vår lagringstid och blir ditt eget arkiv
Det här är ingen juridisk rådgivning. Vad som gäller för just din bransch beror på vad du gör och vilka du har samtal med: en inkassobyrå har andra skyldigheter än ett gatukök. Det vi däremot kan säga är vad som händer på vår sida, och det står ovan.
Fyra val, och det första är det viktigaste
Vilka nummer du spelar in
Inte nödvändigtvis alla. Ett säljnummer och en klagomålslinje har andra samtal än en intern linje, och du behöver inte spara allt för att ha nytta av det.
Börja med ett nummer där diskussionerna brukar uppstå. Det räcker nästan alltid för att märka om du behöver det.
Hur länge du sparar dem
Från några dagar upp till trettio. Kortare är nästan alltid bättre: ju mindre du sparar, desto mindre behöver du förklara och desto mindre kan läcka ut.
Sju dagar täcker nästan varje diskussion som dyker upp inom en vecka. Trettio är för den som behöver ett dokumenterat underlag.
Vad som står i ditt välkomstmeddelande
Meningen som informerar dina uppringare. Den lägger du själv in i meddelandet som spelas upp före samtalet, och du kan ändra den på några minuter med text-till-tal.
Kort och enkelt: ”det här samtalet spelas in för kvalitet och utbildning.” Krångligare blir inte bättre.
Vad du laddar ned och vad du låter gå ut
Att ladda ned är inte att göra en kopia utan att starta ett arkiv. Från det ögonblicket ligger lagring, säkerhet och radering hos dig.
Ladda bara ned det samtal som saken gäller, inte hela veckan. Det besparar dig senare en fråga som du inte vill få.
Ingår i Kundtjänst
Samtalsinspelning ingår i Kundtjänst: upp till åtta personer för 540 kr per månad. Beroende på lagringstid och lagringsvolym kan en mindre tilläggsavgift tillkomma för utökad lagring.
Om samtalsinspelning
Det är tanken, och det vanliga sättet är en mening i ditt välkomstmeddelande. Vad som exakt krävs i din situation beror på din bransch och vilka du har samtal med, och det är inte vi som ska avgöra det. Det vi däremot gör är att göra det enkelt att lägga in och ändra den meningen.
Om du vill. Transkribering är inte påslagen som standard; du lägger till den när du behöver den. Sedan kan du söka på det som sades i stället för att lyssna tills du hör det.
Inte hos oss. Det du behöver längre laddar du ned, och då finns det i ditt eget arkiv. Det är en medveten gräns: ju längre vi sparar inspelningar, desto mer ligger hos oss som tillhör dina kunder och som du ansvarar för.
Kontots administratör. Alla som får arbeta i dashboarden kommer alltså inte åt inspelningarna, och det är medvetet en mindre krets. Vem det är bestämmer du själv.
Nej. Det gäller samtal som kommer in på ditt CallFactory-nummer. Samtal som ditt team själv ringer ut omfattas inte, så ett säljsamtal som ni själva tar initiativ till finns inte med.
Nej. Lagring och behandling sker inom EU, med ett personuppgiftsbiträdesavtal, och innehållet i dina samtal används inte för att träna modeller. Det är fastslaget i avtalet och ingen policy som kan ändras i morgon.
Ja. Inspelningen sker i nätet och inte i telefonen, så det spelar ingen roll var samtalet hamnar eller vilket land numret kommer från.
Ja. Både uppringaren och din kollega spelas in i en och samma ljudfil, så att du hör hela samtalet.
Nej. Inspelningen sker hos CallFactory, så du behöver ingen app, mikrofon eller extra hårdvara på din sida.
Du loggar in i dashboarden, söker på telefonnummer, datum eller tid och spelar upp inspelningen direkt i webbläsaren. Du kan också ladda ned den som ljudfil.
Du ställer själv in lagringstiden, och sedan raderas inspelningarna automatiskt när den har gått ut. Enskilda inspelningar som du behöver längre laddar du ned innan de försvinner.
Ja. Via API:t hämtar du inspelningar programmatiskt och sparar dem i dina egna system, till exempel ett arkiv, en miljö för regelefterlevnad eller en intern applikation.
Nej. Det finns ingen tidsgräns för enskilda inspelningar, så även långa samtal spelas in i sin helhet.
Samtalsinspelning ingår i Kundtjänst, och beroende på hur länge inspelningarna ska sparas kan en mindre tilläggsavgift tillkomma för längre lagringstid.
