🕒 Hantera topptider

Telefonköystem

Varje företag stöter på topptider när alla linjer är upptagna samtidigt: måndagsmorgon, lunchtimmar, en marknadsföringskampanj som drar igång eller en säsongstopp. När någon ringer vid sådan tid och bara hör en besettsignal lägger personen på och försöker istället hos din konkurrent.

Köerna från CallFactory fångar upp dessa anropare innan de avbryter, så de stannar i kön istället för att fastna på en besettsignal. De hör din valfria kömusik eller ett eget meddelande, vet att de står i kö och kopplas automatiskt till nästa tillgängliga teammedlem så snart någon blir ledig. På så sätt missar du aldrig samtal, förlorar ingen intäkt och får inga frustrerade kunder i luren för att de behövde ringa tre gånger innan de kom fram.

Kömusik eller ett eget meddelande efter eget val
Rättvis ordning efter ankomst
Maximala väntetider och överflödesregler kan ställas in
Kombineras med röstbrevlåda för timmar utanför kontoret

Fördelar med telefonkösystemet

Se hur våra smarta verktyg gör att ditt team arbetar mer effektivt, sparar värdefull tid och förbättrar din företagskommunikation märkbart.

🔁

Öka din tillgänglighet

En kö ger anroparen tillförsikt att väntan blir kort, varför han stannar istället för att lägga på. Du förlorar därmed färre anropare och de samtal som återstår börjar i en lugnare takt.

📞

Missa aldrig ett samtal

Ett missat samtal kan betyda ett möte, ett erbjudande eller en försäljning som hamnar hos någon annan. Genom att fånga upp anropare och vid behov låta dem lämna ett meddelande behåller du kontrollen över när du ringer tillbaka utan att möjligheten försvinner.

🤝

Kundfokuserat och professionellt

Någon som bara hör en besettsignal får omedelbar känsla av att du inte är tillgänglig. Kön vänder på den bilden när anroparen märker att han är framkommen och att hans samtal spelar roll.

Hur kön fungerar

Så snart någon ringer och alla teammedlemmar är upptagna aktiveras kön automatiskt, så att anroparen inte hamnar på besettsignalen. Han hör din valda kömusik eller ditt meddelande och placeras i kö efter ankomstordning. Så snart en teammedlem blir ledig kopplas den längsta väntande anroparen först.

Du styr hela upplevelsen från CallFactory-instrumentpanelen. Du ställer in en maximal väntetid så att ingen hänger oändligt länge, och väljer vad som händer när den tiden går ut eller kön blir full: vidareförflyttning till röstbrevlåda, ett meddelande med ett återringningsnummer eller vidareförflyttning till ett överflödesmål. På så sätt anpassar sig systemet till ditt sätt att arbeta istället för tvärtom.

Anpassad kömusik och meddelanden

Det som anropare hör under väntan avgör till stor del om de stannar kvar. En tyst linje väcker intrycket av att förbindelsen brustit, vilket gör att människor lägger på. Med CallFactory väljer du själv vad som spelas: bakgrundsmusik, en hälsning med ditt företagsnamn, ett meddelande om din senaste kampanj eller en kombination av dessa.

Du laddar upp dina egna ljudfiler eller låter text-till-tal-assistenten från CallFactory på några sekunder generera professionella kömeddelanden. Du gör ändringar via instrumentpanelen utan driftavbrott eller ingripande från en tekniker. Vissa kunder uppdaterar sina kömeddelanden per säsong eller kampanj, så att anroparen alltid hör något aktuellt.

Hantera säsongspikar och kampanjer

Företag som annonserar, lanserar kampanjer eller arbetar med stark säsongsvariation känner igen mönstret: samtalvolymerna stiger kort och brant för att sedan sjunka tillbaka till normalt. Det är dyrt och opraktiskt att anställa extra personal för varje topp, men att inte göra något betyder att du förlorar en del av svaren på besettsignalen.

Under en kampanj kan antalet inkommande samtal lätt tredubblas. Utan kö hör två tredjedelar av dessa anropare en besettsignal och är borta, medan de med en kö väntar ett tag och ändå kommer fram. Kombinera det med samtalstatistiken från CallFactory och du ser exakt hur många samtal som kom in, hur länge människor väntade och hur många som blev besvarade, så att du bättre kan planera bemanningen för nästa kampanj.

Fungerar med din fullständiga CallFactory-konfiguration

Kön fungerar inte isolerad utan passar in i ditt hela samtalflöde. Du kombinerar den med en valmeny så att anropare först väljer försäljning eller support innan de hamnar i rätt kö. Du lägger till ett välkomstmeddelande som spelas innan kön börjar, eller ställer in kalenderstödd samtalsdirection så att kön bara är aktiv under kontorstimmar och samtal utanför dessa går direkt till röstbrevlåda.

Kön fungerar lika bra på flera nummer. Om du till exempel har ett svenskt telefoonnummer tillsammans med en uppsättning internationella telefoonnummer, kan varje nummer ha sina egna köinställningar, kömusik och överflödesregler, medan allt hanteras från en enda instrumentpanel.

Ingår i varje nummer

Kön är utan extra kostnad en del av varje CallFactory-nummer. Du aktiverar den via instrumentpanelen och avgör själv hur omfattande du använder den.

Den här funktionen är kostnadsfritt inbegripen med varje svenskt telefoonnummer eller internationellt nummer.

Anpassad telefoni

Nödlinjer, automatiserade beställsystem, SMS-bekräftelser och självbetjäningssystem: om du kan beskriva en telefonprocess kan vi bygga den på vår egen IVR-plattform.

API-integrationer

Lås upp den fulla potentialen hos dina telefonnummer med vårt säkra, flexibla och kraftfulla privata klient-API.

Kalenderbaserad samtalsdirection

Dirigera samtal automatiskt baserat på ditt schema, så att kontorstimmar, roterande skift, helgdagar och on-call-scheman tillsammans avgör vem som svarar när, utan att någon behöver justera …

Så snart alla teammedlemmar är i samtal och någon ringer aktiveras kön automatiskt. Anroparen hör din kömusik eller ditt meddelande och placeras i kö efter ankomstordning. Så snart en teammedlem finns tillgänglig kopplas den längsta väntande anroparen först.

Ja. Du laddar upp dina egna ljudfiler, oavsett om det är musik, en hälsning med ditt varumärke eller ett meddelande om en kampanj. Text-till-tal-assistenten finns dessutom tillgänglig för att på några sekunder generera ett professionellt kömeddelande, och du byter allt via instrumentpanelen närhelst du vill.

Det avgör du själv. Du ställer in en maximal väntetid och väljer vad som händer sedan: anroparen går till röstbrevlåda, hör ett meddelande med ett återringningsnummer eller vidareförflyttas till ett överflödesmål. På så sätt hänger ingen i onödan länge.

Det finns ingen fast övre gräns. Systemet är utformat för att även hantera stora volymer, som vid en marknadsföringskampanj eller säsongstopp då antalet samtida anropare kan öka kraftigt.

Ja. Du kombinerar kön med en valmeny där anroparen först väljer avdelning, till exempel 1 för försäljning och 2 för support. Varje avdelning får då sin egen kö med separat musik, väntetider och överflödesregler.

Du kopplar kön till kalenderstödd samtalsdirection, så att den bara är aktiv under dina angivna arbetstimmar. Utanför dessa timmar går samtal direkt till röstbrevlåda eller ett stängningsmeddelande spelas, allt hanterat från samma instrumentpanel.